1000 объектов и собственная CRM: как работает компания «ВитионГруп»

Масштаб работы

Сегодня «ВитионГруп» — это:

• Около 100 сданных объектов в год
• 30-75 объектов в работе одновременно
• Команда из нескольких десятков специалистов
• Собственная CRM-система, управляющая всеми процессами
• Почти 600 000 подписчиков в социальных сетях

Основные направления: ремонт и отделка квартир в Москве и МО, строительство загородных домов. Средняя продолжительность комплексного ремонта — от 6 до 18 месяцев.

Эволюция системы управления

«Изначально, как все, работали в таблицах. Когда разрастается штат и ставится много задач, возникает вопрос, как этим управлять. Нужно что-то именно под себя», — объясняет Вячеслав.

В 2022 году началась разработка собственной CRM-системы. «Изначально нужен был просто чат. Но потихоньку, на протяжении трех лет, система разрослась до огромных масштабов», — вспоминает основатель.

Ключевые возможности системы

Контроль прогресса:
Руководитель видит состояние каждого объекта, не заходя в детали. Шкала прогресса показывает, какие этапы сданы, кто из техконтроля их принял, принял ли заказчик.

Финансовый учет:

• Сколько израсходовано по каждому объекту
• Сколько осталось до завершения
• Общее финансовое здоровье компании
• Все расходы вплоть до чеков от мастеров

Фотоотчетность:
Два уровня документирования:

1. Для заказчика — общие фотографии этапов (демонтаж, штукатурка, электрика, сантехника)
2. Детальные чек-листы для мастеров с разбивкой каждого этапа на подэтапы

Пример: если для заказчика есть одна фотография «сделана гидроизоляция», то у мастера есть подразделы — проклейка ленты, нанесение первого слоя, нанесение второго слоя.

Скрытые работы:
Система хранит фотографии всех скрытых работ, которые могут понадобиться заказчику в будущем: где проложены провода, как сделана гидроизоляция пола и т.д.

Коммуникация:
Вся переписка с заказчиками идет через личный кабинет. «Когда заказчики с техконтролем, с мастерами общаются, и я этого не вижу, я не знаю, о чем они разговаривают, что обещает техконтроль. А ответственность лежит на мне», — объясняет необходимость Вячеслав.

Если возникает вопрос по фотографии, можно нажать на имя загрузившего фото мастера — откроется чат с мастером и прикрепленной фотографией.

Управление мастерами:
Когда у компании большой штат, руководитель не может помнить, кто на каком объекте работает. В системе это видно по каждому проекту.

Материалы:
Мастера делают заявки на материалы из готового списка с фотографиями. «Даже если мастер не знает, как называется материал, он выбирает его по фотографии», — описывает процесс Вячеслав.

Контроль качества на практике

Любой заказчик обращается, чтобы ты решил его задачу, с которой он не может справиться сам. Он платит за твое время. Ты должен максимально ответственно выполнить то, что он просит.

Многоуровневая система приемки

Важный урок компания получила после судебного разбирательства в 2020 году. «Были допущены ошибки по отклонениям. Есть какая-то норма, например, не более 3 мм на отклонение, а там было 3,5-4 мм», — вспоминает основатель.

После этого была выстроена система поэтапной приемки:

• Техконтроль проверяет работы на каждом этапе
• Сдаются отдельно: кладка, штукатурка, электрика, сантехника
• Заказчик может внести изменения на любом этапе

«Это не для того, чтобы себя подстраховать, а чтобы заказчик мог это изменить, если передумал», — подчеркивает Вячеслав.

Пример из практики: протечка на объекте

На одном из объектов при установке конвектора отопления была повреждена труба. Заказчик написал вечером в личный кабинет. На второй день бригада приехала, вскрыла пол, обнаружила повреждение и устранила его.

«Когда это потекло, у меня сразу возникает вопрос к техконтролю. Мы открываем личный кабинет, смотрим, как была сделана опрессовка по времени. Видим, что на этапе монтажа все было нормально. Таким образом мы отслеживаем, в какой момент возник косяк, и в будущем его предусматриваем», — объясняет процесс расследования Вячеслав.

Работа с персоналом

С сотрудниками — тонкая грань между требовательностью и свободой.

Формирование команды

Большинство техконтроля компании — выросшие мастера. «Я обращал внимание, как они общаются с заказчиками, как принимают решения. Потихоньку набираешь их, и все ребята разные. Одному заказчику подходит один техконтроль, другому — другой», — рассказывает о подборе Вячеслав.

Еженедельные планерки

Каждый понедельник вечером команда собирается на планерку. Интересная особенность — встречи проходят не в офисе, а в ресторане.

«Работа у нас все время в полях, сотрудники в разъездах по объектам. Нет смысла держать офис. Мы собираемся в ресторане раз в неделю вечером после работы, чтобы никто не отвлекал. Мы посчитали — это дешевле, чем снимать офис», — объясняет решение основатель.

Философия руководства

«Сотрудники должны видеть, что руководитель тоже в теме, что он разбирается, находится на месте и в курсе всего. Это придает команде больше духа и желания идти за руководителем», — формулирует принцип Вячеслав.

«Руководитель — это как тренер. Когда вы дошли до какой-то ступени и думаете, что вы профессионал, тренер говорит: 'А теперь нужно еще больше добавить'. Если вы этого не добавляете, у вас нет роста».

Важный момент — команда единомышленников. «У нас собралась такая команда, что все накидывают идеи регулярно. Ты говоришь: есть такая-то задача. И все начинают соображать, как это придумать. Каждый по мере своих способностей, но все стараются придумать что-то новое».

Три кризиса — три урока

За время работы компания прошла через три серьезных кризиса — 2008, 2014 и 2020 годов, каждый принес важные уроки.

2008 год: старт в турбулентности

Компания только начинала, была небольшой — несколько человек, один-два объекта. Кризис практически не почувствовали. «В мире кризис, а в Москве суббота», — шутили тогда.

2014 год: планирование наперед

Резкий скачок валюты, изменение цен на работы и материалы. Главный урок — нужно иметь задел заказов на будущее. Компания уже была крупнее, приходилось думать о подстраховке.

«Во время кризиса из 100 заключенных договоров отвалились 4-5 заказчиков. Это 4-5% — немного. Это научило иметь задел на будущее. Неважно, есть у компании доходы или нет, есть расходная часть — сотрудники, которых нужно содержать, платить им зарплаты вовремя, чтобы они это не замечали», — делится опытом Вячеслав.

2020 год (COVID-19): самые важные уроки

Самый сложный период. «Когда сказали: 'Теперь никто не ездит по улицам на непонятное количество времени' — это было странно и страшновато», — вспоминает основатель.

Компания прошла через три судебных разбирательства. В двух выиграла, в одном проиграла. Заказчики пытались получить компенсацию за просрочку в ковидное время.

«Суд сразу сказал: ковидные времена, никакой просрочки быть не может. Но мы прошли через судебные разбирательства и поняли, как работает экспертиза, как работает вся эта система. Это огромнейший опыт», — подводит итог Вячеслав.

После этого была усилена система контроля, внедрена поэтапная сдача работ.

CRM для всего рынка

Система оказалась настолько эффективной, что компания решила предоставить ее другим участникам рынка. Было создано два продукта:

УР (Управление ремонтом) — ur.vition.ru
Для строительных компаний. Полное управление проектами, координация команд.

МР (Мой ремонт) — mr.vition.ru
Для заказчиков и мастеров, работающих напрямую. Упрощение взаимодействия с клиентами.

База знаний внутри системы

• Чек-листы и инструкции для идеального ремонта
• Видеообразцы для каждого этапа работ
• Пошаговые рекомендации
• Опыт более 1000 реализованных объектов

«Почему она подходит для всех строителей? Потому что мы являемся сами строителями, и мы разрабатываем ее для тех нужд, которые нужны нам. Для вас это будет дорожная карта, как вести строительный бизнес, с подробными инструкциями и четкими шагами», — объясняет Вячеслав.

Система покрывает весь цикл: от момента заключения договора до полной сдачи объекта, гарантийного и постгарантийного обслуживания.

Инновации: интеграция умного дома

Компания активно внедряет технологии умного дома. Планируется интеграция с Эктострой — российским производителем систем умного дома.

«Мы хотим упростить заказчику задачу, чтобы все было в личном кабинете. У него есть постгарантийное и гарантийное обслуживание, и он всегда может найти все, что связано со стройкой, а также управлять всей системой умного дома, протечками», — описывает планы Вячеслав.

Особенно это актуально для заказчиков с несколькими объектами или тех, кто часто за рубежом. На период гарантии компания будет отслеживать систему: если сработал датчик протечки, техконтроль сразу увидит это и сможет связаться с заказчиком.

Прозрачность как стратегия

Почти 600 000 подписчиков в совокупности по всем платформам. Около 60 роликов с готовыми объектами в год.

Контент в социальных сетях

«Изначально ты хочешь похвалиться, что ты делаешь. Потом это становится работой на регулярной основе. Затем хобби. А когда аудитория большая, это уже обязательства перед зрителями», — описывает эволюцию Вячеслав.

Многие находят компанию через YouTube. Один из заказчиков написал: «Я вас нашел через YouTube и смотрел ролики. Благодарю за популяризацию качественного ремонта».

Почему не страшно раскрывать секреты

Компания открыто показывает все процессы, технологии, даже устройство CRM-системы. Не боятся конкуренции?

«Человек, который хочет стать конкурентом, найдет информацию, покажешь ты ему это или нет. А человек, которому это не заложено, не станет этим заниматься, даже если дать все инструкции», — уверен Вячеслав.

«То, что мы показываем массово, показывается для заказчиков — посмотрите, что мы умеем, как мы это делаем, какая у нас команда. Мы создаем с ними дружескую атмосферу заранее. Они уже знают, с кем будут работать», — объясняет стратегию основатель.

Планы развития

«Хочется строить дома. Это мечта всех строителей», — делится Вячеслав. Сейчас компания строит один дом. Желание — 10-20 домов одновременно, как с квартирами, где бывает до 70 объектов параллельно.

Советы коллегам

О договорах
«Обязательно прописывайте в сметах и договорах допустимые отклонения, чтобы не было ситуации, что один понял одно, другой — другое».

О контроле
«На каждом этапе нужно проверять все нюансы. Сдавайте этапы отдельно: кладку, штукатурку, электрику, сантехники. Делайте дополнительный контроль».

О команде
«Самое основное, что вы должны сделать как руководитель, — собрать вокруг себя команду единомышленников. Если люди мыслят так же, как вы, и готовы решать любые задачи, то никакая задача для вас сложной не будет».

О начале
«Главное — делай. Не стой, не спи, не жди, делай. И потихоньку все будет».

Выводы

«ВитионГруп» — пример системного подхода к строительному бизнесу. Компания прошла путь от работы в таблицах до собственной CRM-системы, которая теперь помогает другим участникам рынка.

Ключевые факторы успеха:

1. Постоянное совершенствование процессов — каждая ошибка превращается в улучшение системы
2. Технологизация — автоматизация рутины освобождает время для развития
3. Прозрачность — открытость создает доверие у заказчиков и не мешает бизнесу
4. Команда единомышленников — люди, готовые решать задачи вместе с руководителем
5. Обучение на кризисах — каждая сложная ситуация становится опытом

Опыт компании показывает: в строительстве можно создать не просто бригаду, а системное предприятие с прозрачными процессами, технологичным управлением и стабильным ростом.

Видео-версия интервью:

---

Подробнее о CRM-системах: ur.vition.ru (для компаний) и mr.vition.ru (для заказчиков и мастеров). Примеры работ и процессов: YouTube-канал «ВитионГруп».